10 trucos para escribir mejores emails

Fuente: http://thinkwasabi.com/2010/09/trucos-mejores-emails/

¿Te has preguntado alguna vez cuántos mensajes de correo escribes al cabo del año? Está claro que depende mucho de las personas, de sus puestos y de sus trabajos. Pero seguro que son “unos cuantos”. El hecho es que este gesto tan habitual, tan repetitivo, tan mecánico, te roba muchísimo tiempo y energía.

Como ocurre con casi todo lo relacionado con el Email, es algo que nadie nos ha enseñado. Un día nos pusimos a escribir mensajes… y hasta ahora. Pero el modo en el que lo haces tiene más consecuencias de lo que parece. Influye tanto en tu Productividad Personal como en la de las personas a las que las escribes.

Un puñado de sencillas pautas a la hora de escribir emails pueden conseguir que pierdas menos tiempo haciendo eso. Lograrás reducir el impacto que “escribir emails” tiene en tu trabajo y podrás hacer otras cosas mucho más importantes.

¿Es necesario escribirlo?

No hace falta escribir un email para todo y no siempre es la mejor forma de comunicar, solucionar problemas o consultar algo. Piensa que un email de ida generará, como mínimo, otro de vuelta. Antes de decir “voy a enviarle un correo” valora si de verdad es necesario y si te va a aportar algo a ti.

Ten muy claro el contenido

Escribir un email es como escribir una noticia breve o un tweet. Tienes que tener muy claro de antemano qué quieres contar y qué mensaje vas a transmitir. De otro modo caerás en la imprecisión, divagarás y te quedará un email demasiado largo. Hay personas que parece que encuentran la inspiración escribiendo emails, se vienen arriba y luego terminan por escribir la mitad de “Crimen y Castigo”.

Breve, simple y preciso

Porque aquí sí que importa ser rápido. Y para ser ágil cuenta mucho la redacción. Cuando tienes claro lo que quieres contar y además lo haces deliberadamente breve, ese mensaje es un éxito. Aplicar la simplicidad a todos los rincones de tu trabajo es una gran decisión. Y en el Email más. A la hora de escribir hazlo todo lo simple que puedas.

Corta la “cortesía parlamentaria”

Con quien ya tienes una relación (amigos, compañeros, clientes habituales…) no tienes que saludar y despedirte siempre echando un rollo. Puedes ahorrarte la cortesía y la afabilidad para cuando estéis tomando una cerveza. Salvo que te presentes por primera vez en el mensaje (un email comercial, etc), vete directo al grano.

¿Qué tal dos o tres frases?

Las iniciativas two.sentenc.esthree.sentenc.es son fantásticas. Promueven la política personal de escribir emails de sólo 2 ó 3 frases agregando en el pie del mensaje el porqué de hacer esto. Si (como en Twitter) todos tuviéramos un límite de XXX caracteres al escribir, el Email dejaría de ser un problema para muchos.

Estructura los emails largos

Y si tienes que enviar un email largo porque lo requiere la situación, facilítale la vida a la otra persona. Estructura el contenido en epígrafes distinguiéndolos claramente con un título en mayúsculas (o varios asteríscos, una línea…)

En el caso de que tengas que enviar un informe extenso adjúntalo al mensaje y limita su redacción a sólo 1-2 frases.

Utiliza las respuestas prediseñadas

Enorme, repito, enorme ahorrador de tiempo para ciertas personas y trabajos (yo me incluyo ahí). Hay muchísimos correos en los que una y otra vez estás escribiendo siempre lo mismo (instrucciones, información recurrente, datos de contacto, confirmaciones de pedidos, etc.). Puedes utilizar alguna aplicación para automatizar textos o bien aprovechar esta funcionalidad si tu aplicación de correo la ofrece. (Gmail por ejemplo tiene dentro de Labs la opción “Respuestas Prediseñadas”.)

Haz una lectura rápida antes de enviar

Muchos malentendidos, confusiones, emails de vuelta y cadenas interminables de mensajes se evitarían si nos tomáramos la molestia de leer lo que enviamos. Una rápida lectura final nos asegurará que estamos respondiendo a lo que nos pedían o que estamos indicando todos los datos necesarios. Por ejemplo: lugar, fecha, hora y asistentes para una reunión.

Penúltima cosa: escribe el “Asunto”

Las aplicaciones de Email están mal diseñadas. Primero escribimos el destinatario, luego el Asunto y luego el mensaje. Eso provoca que a) ponemos en copia a personas a las que el mensaje ni les va ni les viene; y b) el mensaje no tiene nada que ver con lo sugerido en el Asunto.

El Asunto es como el titular de una noticia. Tiene que sintetizar y resumir bien lo expuesto dentro del mensaje. Eso le ayudará a la otra persona a interpretarlo sin abrirlo, a darle prioridad o no, a atenderlo adecuadamente, etc. Cuidando la redacción del Asunto (directa y precisa) ganáis tú y la otra persona.

Última cosa: escribe el destinatario

Habiendo escrito el mensaje, habiendo repasado (muy rápidamente) y habiendo redactado un buen Asunto, ya puedes elegir el destinatario. Haciéndolo al final te aseguras que a) lo envías a la persona(s) adecuada; y b) no envías accidentalmente el mensaje sin antes haberlo terminado o haber adjuntado un documento. Porque sin indicar el destinatario tu mensaje nunca puede enviarse.

¿Y todo esto no es algo excesivo? En mi experiencia no. Lo que es excesivo es hacer mal o muy mal un gesto que repites cientos y cientos de veces al cabo del año y que tiene que ver con tu tiempo y tu trabajo. Aplica estas medidas a la vez, de forma natural y ágil, y verás cómo escribir emails deja de ser fuente de otros problemas.

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Acerca de Rufino
"Vive como si fueras a morir mañana. Aprende como si fueras a vivir siempre" (M. Gandhi)

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